采购签订正式合同的必要性取决于采购项目的规模、复杂性和风险程度。对于大型采购项目或涉及高价值物品的情况，签订正式合同是非常重要的，因为合同能确保双方权益，并规范双方的责任和义务。在合同中明确规定采购物品的数量、质量、价格、交付时间、支付方式等关键条款，有助于防范纠纷，保障采购顺利进行。
在签订正式合同的过程中，一方面可以约定违约责任和补偿方式，在出现纠纷时能够明确双方的责任和赔偿方式，降低合作风险；另一方面，合同也可以规定保密条款和知识产权保护，确保双方在合作过程中的商业秘密和专利权得到妥善保护，避免信息泄露和侵权行为。
签订正式合同能够提高合作双方的合作信任度，建立合作的基础。在合同中明确双方的权利和义务，增强了双方之间的沟通和合作，有利于建立长期稳定的合作关系。双方遵守合同条款，能够有效履行合同，增进合作双方的互信，提升合作效率和效果。
签订正式合同还有助于管理采购项目的进度和质量。在合同中规定交付时间、验收标准、质量要求等关键细节，可以监督和管理供应商按时交付产品或服务，并确保产品或服务符合要求，提高采购项目的质量和效率。
签订正式合同对于采购项目是非常有必要的。合同可以明确双方的权利和义务，规范合作行为，降低合作风险，建立合作信任，管理采购项目，提高合作效率和效果。因此，在采购过程中，应当根据具体情况和需要，认真起草和签订正式合同，以保障采购项目顺利进行，双方利益得以最大化保护。